LOS ENEMIGOS DE LA PRODUCTIVIDAD Y LA CONCENTRACIÓN

Desde hace tiempo, vivimos en la era de la productividad. Cuántas veces habremos oído esa palabra y habremos entrado en discusiones sobre ella. Lo que parece estar claro es que esta palabra cada vez es más importante en nuestra vida ya que de ella puede depender conservar un trabajo o alcanzar objetivos marcados con el menor número de recursos y tiempo consumido.

Lo primero que tenemos que saber y aceptar es que la productividad, a día de hoy, tiene muchos enemigos, entre ellos la hiperconectividad. Smartphone, tablet, ordenador, internet... añoro los días en los que la única distracción era jugar con los bolígrafos. 

AUMENTANDO NUESTRA PRODUCTIVIDAD

Hoy vamos a comentar un método para intentar aumentar nuestra productividad. Se trata del Método de escalas que se une a otras maneras para que seamos más productivos en nuestro trabajo y por qué no, en nuestra vida. De esta manera evitaremos esa sensación de que ha terminado el día y parece que no has hecho nada.

Antes tenemos que hacer un pequeño inciso. La clave principal de la productividad y aunque parezca una contradicción, es el descanso. En el libro de "Los 7 hábitos de la gente altamente eficiente" de Stephen Covey es el hábito de afilar la sierra.

Una vez dicho esto, nos metemos de lleno en el tema. El Método de las escalas:

10 minutos de planificación = 10 veces más de productividad

La gran mayoría de las personas tenemos nuestra lista de cosas para hacer, "to do", pero normalmente terminamos haciendo esas cosas de una manera arbitraria y sin ningún sentido claro. Comenzamos por la tarea más pesada o quizás por la menos pesada. El caso es que muchas veces terminamos el día cansados y sin la sensación clara de haber sido lo productivos que nos hubiera gustado.

 

APPS PARA ORGANIZARTE LA VIDA

Vivimos en un mundo donde la vorágine de las cosas que tenemos que hacer nos devora. Nosotros mismos nos metemos en estos líos. Que si el café con los amigos, el curso de baile, estudiar inglés, gym... ¡No me da el día!

Para organizar un poco nuestra vida a golpe de Smartphone, hoy os traigo unas aplicaciones que os pueden resultar útiles y que podéis encontrar en Google Play Store y App Store.

THINGS 3: Esta aplicación la podemos encontrar en App Store y lamentablemente no es gratuita pero esta valorada como una de las mejores a la hora de gestionar tareas y ofrecer opciones además de tener un diseño muy atractivo. Por algo la ofertará App Store.

EL PENSAMIENTO EN GRUPO

Nunca os habéis fijado que en esas reuniones de trabajo tan largas al final no sale nada claro. La gente sale frustrada y con la percepción de que ha perdido el tiempo. Esto termina por generar un desasosiego mayúsculo a la hora de ir a una reunión y a esquivarlas como si se tratasen de la peste.

La Paradoja de Abilene habla de que en ciertas ocasiones y debido a las personas que forman un grupo de toma de decisión se termina tomando la decisión incorrecta.

El sociólogo Irwin Jones lanzo la teoría del "Pensamiento en Grupo". Grupos pequeños y con líderes respetados terminan tomando una decisión errónea para mantener la cohesión y la unanimidad. Esto anula la creatividad y el pensamiento propio.

Los casos estudiados por Jones para analizar esta teoría han sido el bombardeo de Pearl Harbor, Vietnam o Bahía Cochinos entre otros, en los que se tomaron decisiones erróneas.

Cuando se toman decisiones en grupo se produce también el fenómeno de la polarización. Esto es que de manera individual podemos tener ciertas dudas sobre un tema pero que cuando estamos en grupo cambiamos de opinión o desaparecen esas dudas. El clásico ejemplo para esta situación es la clase política. Un político de manera individual expresa una opinión pero luego en el parlamento secunda la decisión unánime del partido.

"Cuando todo el mundo esta de acuerdo conmigo, siempre siento que debo estar equivocado." 

                                                                                                                                            Oscar Wilde.

"Donde todos piensan igual, nadie piensa demasiado."    

                                                                                                            Walter Lippman.

Con todo esto me viene a la cabeza la película Guerra Mundial Z. Hay un momento en el que se habla de la forma que tiene el consejo de Israel de tomar decisiones. Se reunen 10 personas, si 9 coinciden en la opinión la décima persona está obligada a disentir. De esta manera se abren a nuevas perspectivas. Luego podrán descartarlas o no.

Sí que es cierto que nuestro pensamiento suelo variar en función del entorno social, más que el pensamiento la decisión que tomamos. 

Tras esto solo nos puede quedar una cosa clara, antes de abrir la boca y expresar una opinión nos tenemos que asegurar de tener conectado el cerebro.

 

CONSEJOS PRODUCTIVOS

Como ya sabéis me encanta dar consejillos que puedan aumentar nuestra productividad. Será porque en el trabajo, en ocasiones, se me amontonan las tareas y pienso que hacer para realizarlas de la mejor manera.

Venga que me enrollo. Hoy os comento 5 técnicas o consejos que podemos llevar a cabo para hacer  nuestro entorno de trabajo más productivo.

1º Cambiar tu escritorio

Hoy por hoy una de las cosas que más vemos a la hora de trabajar es una pantalla. Nuestro escritorio, ya sea del Pc, de la tablet o incluso del SmartPhone. Pues bien, cambiémoslo. No tengamos siempre el mismo. Cambiemos el fondo, la apariencia he incluso los iconos, sí los iconos. Esto hará sentirnos como en un lugar nuevo cada determinado tiempo. De hecho hay personas que se configuran el escritorio para que cambie la imagen de forma automática cada poco tiempo.

2º Ordenar nuestro escritorio, el de verdad

Cambiar tu escritorio físico, ordenarlo, mantenerlo limpio de distracciones es vital para conseguir un buen ambiente y ayudar a nuestra concentración.

3º Escuchar música

Bien es cierto que en muchas ocasiones para realizar nuestras tareas hace falta concentración y silencio pero en otras muchas una buena música nos puede inyectar energía y hacer que seamos más dinámicos.

Además la música tiene propiedades increíbles, ya que una buena canción puede alegrarte un día aciago.

4º Auriculares

La música está bien, pero no todos compartimos los mismos gustos. Por eso una auriculares ayudarán a no molestar a los demás y sobre todo nos generarán una sensación de aislamiento que lleva a la concentración. Hay veces que incluso se nos olvida dar al Play.

5º  Silenciar todo lo demás

Cuando estamos a trabajar, estamos a trabajar. Una vez conseguido nuestro estado de concentración lo último que necesitamos es esa lucecita de nuestro SmarthPhone diciendo que tenemos un Whatsapp. Modo avión y al cajón.

Estos consejos tan sencillos nos ayudarán a tener un ambiente más tranquilo y relajado y así conseguir aumentar nuestra productividad.

BÚHO O ALONDRA

Cronotipo, bonita palabra. Dícese de los atributos que indican a que hora las funciones físicas se activa en una persona.

Todos hemos visto a lo largo de nuestra vida que hay personas que son más activas por la noche y otras que se mueven mejor por el día, hablamos de búhos y alondras.

Esto era más evidente en nuestra época de estudiante. Siempre estaban los que madrugaban para estudiar o los que se quedaban estudiando hasta tarde por la noche. Yo, personalmente, prefería madrugar.

Identificar estos periodos de rendimiento es bastante importante de cara a estructurar y realizar nuestras actividades cotidianos y laborales.

Esta demostrado que cada persona tiene un pico de actividad que suele durar entorno a dos horas. Es importante tenerlo identificado para realizar las tareas más pesadas en ese pico de actividad y no desperdiciar energía o consumirla de manera ineficaz.

EL MAPA DE LA ENERGÍA 

Si queremos tener identificado nuestro cronotipo y así saber cuando se da nuestro pico de actividad podemos realizar un mapa de energía.

Este mapa no es más que una tabla con filas y columnas. Las columnas marcan el día y las filas marcan periodos de 15 minutos en los que pondremos que actividad estamos realizando y lo productivos que pensamos que estamos siendo.

De esta manera, al cabo de unos días, identificaremos nuestro pico de actividad y de esta manera sabremos que plumífero somos, buho o alombra y así ser mucho más productivos.

PIGGYDB NOS AYUDA A ESTRUCTURAR NUESTRAS IDEAS

Ya sabéis que me encanta descubrir aplicaciones que nos ayuden a ser más eficientes, más productivos y más organizados y es por eso por lo que hoy os hablo de Piggydb.

Es una aplicación multiplataforma ya que al estar desarrollada en Java es funcional tanto en Windows como en Linux y MacOS. El objetivo era crear un programa que generara una base de datos de nuestros pensamientos y conocimientos dicho de otra manera, un repositorio virtual de nuestra mente.

Piggydb ofrece un gran abanico de usos, desde aplicarlo para un proyecto fin de carrera a organizar nuestras recetas de cocina y si no sabemos que cocinar, en función de los ingredientes que tengamos a mano nos puede ofrecer alternativas.

La interfaz es amigable ya que esta basada en entorno Web y la instalación es bastante sencilla.

FUNCIONAMIENTO

Nuestro conocimiento esta basado en ideas, conceptos que se van entrelazando y generando otros nuevos y esa es la lógica que sigue Piggydb.

Nuestra función será ir metiendo todas las ideas y conceptos e ir asignándoles etiquetas para que luego el programa pueda relacionarlas. También podemos subir imágenes. sonidos y vídeos.

El fin de la herramienta no es que sirva de lista para recordarlo todo sino que interconecte ideas para futuros desarrollos.

La clave de toda esta interconexión es la etiqueta pero también un gran motor de búsqueda que sea flexible y nos permita buscar por conceptos, fechas, jerarquías o relaciones.

La diferencia con una aplicación de tomar notas es que Piggydb no solo las toma sino que las entrelaza y nos ayuda a buscar relaciones nuevas, dicho de otra manera, nos ayuda a ser más creativos.

INSTALACIÓN

Piggydb funciona en cualquier plataforma siempre y cuando tenga Java y tengamos la bandeja de sistema activada.

1. Descargar la aplicación en el paquete .zip y descomprimirla.
2. Abre la carpeta y haz doble click en Piggydb.exe para Windows o en piggydb-standalone.jar para  otro sistema operativo.
3. En cuanto inicie el programa se abrirá el navegador.
4. Ingresa con los siguientes datos: Usuario: owner, Contraseña: owner. Lo primero a realizar es cambiar la contraseña accediendo al menú.
5. Ya podemos empezar a introducir ideas!!!

Es un sistema curioso que quizás pueda ayudarnos a ser creativos o al menos a generar nuevas ideas para viejos o nuevos problemas.

 

MALDITA PROCRASTINACIÓN

Era un Domingo de Junio de uno de mis años universitarios. Tenía los exámenes a las puertas, los nervios a flor de piel y... ¿Qué hacía? ¿Estudiar? No!. Ver los partidos de Roland Garros. El tenis no es un deporte que me apasione pero en ese momento parecía más entretenido que la alternativa de estudiar. Lo mismo a la hora de hacer trabajos, siempre había algo más entretenido en lo que mal gastar el tiempo.

A día de hoy vuelve a pasar lo mismo, siempre podemos encontrar un "mañana", "más tarde" o "no corre prisa" y nos ponemos a ver vídeos de animalitos en YouTube. Amigos mios, eso se llama procrastinar.

Estas situaciones suelen llevar a una reflexión posterior a la tarea ¿Qué hubiera pasado si hubiera aprovechado correctamente el tiempo?

La cosa esta clara, cuanto menos te guste tu tarea, más vas a procrastinar, demostrado. Es por esto la importancia de dedicarte a algo que te guste de verdad porque así te evitarás situaciones de pánico del último minuto, estrés o nervios y sobre todo, malos resultados.

Uno de mis grandes propósitos de todos los años es "hacer las cosas cuando hay que hacerlas" pero no solo las cosas de tus estudios o tu trabajo, no no, también las cosas sencillas como bajar la basura, ordenar la habitación, mandar un email, sacar al perro... Estas cosas son aún más complicadas y favorecen la procrastinación ya que no generan estrés ni pánico.

Reconozco que soy una persona que le encanta planificarlo todo pero en los últimos 2 años estoy aprendiendo a planificar menos y hacer más. El problema de planificar es que tienes procrastinación garantizada.

"Es que relajarse siempre viene bien" Es una expresión que usa mucho el procrastinador, ver una serie, unos vídeos "un capitulo más y me pongo a estudiar". ¿Qué va antes, el premio o el trabajo? Todos sabemos que primero va el trabajo y luego el premio, si lo hacemos al revés estamos entrando en el agujero peligroso de la procrastinación y es muy difícil salir de ahí.

 

APLICACIONES KANBAN

Una de las cosas que peor llevo en el trabajo es la aglomeración de tareas. Estas haciendo una cosa y te llegan tres o peor aún, puedo tener varias actividades empezadas y llegar más. La organización es fundamental. Jamás podrás trabajar bien en equipo si tu trabajo individual es un caos.

El método Kanban es una metodología para gestionar las tareas en el trabajo, dando importancia a la entrega a tiempo y enfocada en no sobrecargar a los miembros que realizan la actividad. Las tareas se clasifican en etapas  para que todos puedan ver como va el desarrollo de las mismas.

Hoy por hoy existen multitud de aplicaciones para facilitarnos esto y poder aplicar Kanban de manera rápida y sencilla. Aquí van unas pocas:

TRELLO

Herramienta gratuita para la organización de tareas basada en tarjetas para la asignación de trabajos. Mediante tablas podremos ver el estado de esas tareas, por hacer, se están haciendo o están hechas. De esta manera todos estarán informados y no habrá problemas de duplicidad de trabajos y por tanto evitaremos perdidas de tiempo.

ASANA

Diseñada con el fin de mejorar la comunicación en equipos de trabajo, Dios sabe cuanta falta hace. Diseñada por el co-fundador de Facebook y el ingeniero Justin Rosenstein. Esta herramienta puede utilizar el método Kanban aunque no es su mejor cualidad. Una vez más trabajamos con listas de tareas para controlar el status de las actividades. Se puede probar de forma gratuita y tiene aplicaciones para móviles.

WAFFLE

Herramienta diseñeda especialmente para desarrolladores de software y jefes de proyecto, construida en GitHub. Utilizan los issues de GitHub como modelo de datos, de esta manera cuando se realiza un cambio en el tablón de Waffle, se actualiza automáticamente como un issue de GitHub. Es Kanban puro.

JIRA

Aplicación para el seguimiento de incidentes pero con el plus de poder gestionar tareas. Esta aplicación web se utiliza en areas técnicas y no técnicas para la administración de actividades. Enfocada al desarrollo de métodos ágiles para la optimización de procesos. Para poder manejar la aplicación existe una versión de prueba.

En mi opinión yo aconsejo Trello, ágil, fácil de utilizar y barata, tan barata que es gratuita. Si os pasa como a mí y os comen las tareas, os encantaran estas aplicaciones.